Une législation pour l’archivage au Luxembourg
Selon les termes de la loi du 25 juin 20041 portant réorganisation des instituts culturels, les Archives nationales ont pour mission de « réunir tous les documents d’intérêt historique national en vue de leur utilisation à des fins historiques et administratives». Pour pouvoir réaliser cette mission, les Archives nationales dépendent donc directement des services publics, qui produisent ... Selon les termes de la loi du 25 juin 20041 portant réorganisation des instituts culturels, les Archives nationales ont pour mission de « réunir tous les documents d’intérêt historique national en vue de leur utilisation à des fins historiques et administratives». Pour pouvoir réaliser cette mission, les Archives nationales dépendent donc directement des services publics, qui produisent les documents officiels et qui sont d’une importance fondamentale pour la constitution d’archives publiques. En effet, les documents produits dans nos ministères et nos administrations constituent une partie importante de notre patrimoine national : créés sans finalité historique, tous ces documents permettent d’authentifier, de prouver, d’écrire l’histoire de notre pays. Elles portent les signes qui permettent de comprendre le passé et sont un bien commun à l’ensemble des concitoyens luxembourgeois. Elles sont l’expression de l’histoire et de la mémoire de notre pays. C’est pourquoi leur préservation et leur développement sont un devoir qu’il faut remplir avec conviction. D’une enquête menée en 2003 par les Archives nationales, en collaboration avec le ministère de la Culture, de l’Enseignement supérieur et de la Recherche auprès des ministères et administrations publiques, se dégagent notamment les conclusions suivantes : si 43,1% des services publics conservent tous leurs documents, une majorité d’entre eux (56,9%) procèdent eux-mêmes au tri des documents en vue soit de leur élimination, soit de leur conservation. Dans la très grande majorité des cas, les critères de sélection ne sont pas fixés par des directives écrites, ce qui laisse à la (aux) personne(s) chargée(s) du tri des documents une très large initiative, qui peut néanmoins se révéler préjudiciable à l’intérêt des Archives nationales, dont la mission est de conserver tous les documents ayant un intérêt historique. la grande majorité des services publics souhaiteraient que des directives concernant le tri des documents publics soient élaborées en collaboration avec les responsables des Archives nationales. Ceci prouve que les services publics sont soucieux de procéder à une sélection judicieuse des documents, les uns étant voués à la destruction après une période déterminée, les autres devant être conservés indéfiniment. Pour atteindre ces objectifs, les services publics ont besoin de repères afin d’éviter que des documents d’archives, pouvant avoir un intérêt historique, ne soient détruits. Or, en matière d’archivage, à part la loi du 25 juin 2004 précitée et définissant les missions des Archives nationales, seuls existent dans l’état actuel du droit2 : un arrêté grand-ducal remontant à 18783 qui met en place quelques règles élémentaires concernant le versement, la consultation et le tri des documents dans l’optique d’un gouvernement subdivisé en cinq bureaux (correspondant aux départements ministériels actuels). Cet arrêté soumet notamment tout acte de versement et de destruction des archives à l’aval du gouvernement dans son ensemble et définit de façon claire quels sont les documents qui doivent être versés au dépôt d’archives et à quel moment ; la loi du 9 décembre 1976 relative à l’organisation du notariat4 qui prévoit dans son article 69 que « les minutes ayant plus de soixante ans de date doivent être déposées par leur détenteur aux archives du Gouvernement » ; la loi du 20 mars 19905 relative aux doubles des registres de l’état civil qui, modifiant l’article 43 du Code civil, prévoit que « les doubles déposés au greffe du tribunal d’arrondissement datant de plus de cent ans sont transférés aux Archives nationales » ; le règlement grand-ducal du 15 janvier 20016 qui détermine la consultation des fonds d’archives aux Archives nationales ; la loi électorale modifiée du 18 février 20037 qui stipule que « dès que le résultat des élections d’une commune est définitif, les bulletins de vote sont transférés aux archives de l’Etat où ils sont conservés jusqu’aux prochaines élections à des fins d’analyse politiques. Ensuite ils sont détruits. Un règlement grand-ducal détermine les conditions et modalités de la consultation des bulletins de vote à des fins d’analyse politique ». Si le règlement grand-ducal du 15 janvier 2001 fixe les conditions de consultation des fonds d'archives aux Archives nationales, aucune loi sur l’archivage respectivement sur les archives de l’État définit ce qu’il faut entendre par « archives », détermine les conditions et délais de conservation et de versement aux Archives nationales et fixe les conditions de tri et d’élimination des documents publics face à l’inflation exponentielle de la production d’ar- chives. Nos administrations conservent souvent elles- mêmes leurs archives, sans coordination d’ensemble. «Aucun texte légal ne fournit à l’heure actuelle des règles à respecter par tout un chacun en possession d’un document « archivable », ni d’ailleurs des réponses claires sur les questions de savoir qu’est-ce qui doit être déposé aux Archives nationales, comment et à quel moment.8 » « Face à cette situation, il y a un besoin imminent de légiférer pour améliorer les conditions de l’archivage dans notre pays et pour doter les collaborateurs des Archives nationales des moyens légaux nécessaires pour mener à bien leur mission consistant à collecter, recenser, conserver et, à condition de respecter certains délais, à communiquer tous les documents et rien que les documents méritant d’être élevés au rang d’archives.9 » Afin de permettre aux Archives nationales d’assurer pleinement leur rôle de mémoire de la nation et de garant de la recherche historique, rendu d’autant plus indispensable que notre pays vient de se doter d’une université, le gouvernement s’est proposé de fixer un cadre législatif où la mission de l’administration des Archives, ses relations avec les services publics, de même que les critères de tri, de versement et de conservation des documents d’archives soient clairement définis. Pour l’élaboration de leur texte, les responsables du ministère de la Culture et des Archives nationales s’inspirent des législations étrangères. Ils ont pu discuter avec bon nombre d’archivistes et avoir des échanges de vues concernant les problématiques essentielles de l’archivage. Ils ont pu comparer les législations sur l’archivage dans les pays voisins – notamment la France, la Belgique et la Suisse – pour réfléchir sérieusement à une politique cohérente de conservation et de mise en valeur des archives. La loi sur l’archivage devrait améliorer l’accès des citoyens aux archives. En effet, devant un public de plus en plus intéressé à son histoire et face à la demande croissante de transparence émanant des historiens et des chercheurs, mais aussi des citoyens, il faut veiller à ce que toutes les périodes et tous les domaines de notre histoire puissent être objets d’étude. Il faudra par ailleurs intégrer dans le projet de loi la question du transfert et de la conservation à longue durée des données électroniques : conformément aux grandes orientations définies par la stratégie de Lisbonne, l’État luxembourgeois a réalisé ces dernières années des progrès majeurs en matière de gouvernance électronique. La montée en puissance des initiatives du e-gouvernement, la facilité de création et d’échange de contenu aboutissent à la création d’un contenu particulièrement abondant qui devra prochainement être pris en charge par les Archives nationales10. De façon générale, « l’adoption d’une législation complète sur l’archivage constitue l’élément minimal dont doit se doter toute société fière de sa nation11 ». Sans archives, tout un pan de connaissance de notre évolution sociale et politique serait voué à l’amnésie. À travers les minutes de notaire, les actes d’état civil ou encore les dossiers de naturalisation, les Luxembourgeois viennent chaque jour un peu plus retrouver leur généalogie, leurs origines, leur histoire. Les archives contribuent ainsi de façon décisive à la formation de notre identité nationale et participent à l’émergence d’une société plus transparente et au renforcement du contrôle démocratique. u Loi du 25 juin 2004 portant réorganisation des instituts culturels (Mémorial A n°120 du 15.7.2004, p. 1797). Cette loi a abrogé la loi du 28 décembre 1988 portant réorganisation des instituts culturels et constitue la loi-cadre des Archives nationales. cf. Anne Elisabeth Hoffmann : L’archivage au Grand-Duché de Luxembourg, Mémoire de fin de stage déposé le 5.9.2011, p. 6. Arrêté royal grand-ducal du 8 février 1878 portant règlement sur l’organisation et le service des bureaux du Gouvernement (Mémorial n°11 du 15.2.1878, p. 89 et suiv.). Loi du 9 décembre 1976 relative à l’organisation du notariat (Mémorial n°76 du 14.12.1976, pp. 1299 et suiv.). Loi du 20 mars 1990 relative aux doubles des registres de l’état civil (Mémorial A n°17 du 10.4.1990, p. 217). Règlement grand-ducal du 15 janvier 2001 sur la consultation des fonds d’archives aux Archives nationales (Mémorial A n°11 du 30.1.2001, p. 612). Loi électorale modifiée du 18 février 2003 (Mémorial A n°31 du 17.2.2011, p. 311 et p. 317). Anne Elisabeth Hoffmann : ibid., p. 4. Ibid., p. 6. Voir aussi Josée Kirps : « Quel avenir pour nos Archives nationales », in forum 298, pp. 29-32. Anne Elisabeth Hoffmann : ibid., p. 40.
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